Alors que de plus en plus d'entreprises cherchent à devenir plus vertes et efficaces, beaucoup se tournent vers la gestion électronique de documents (GDE) comme un excellent moyen de réduire le gaspillage de papier sans sacrifier l'efficacité. En mettant en œuvre la GDE dans n'importe quelle opération, elles peuvent préserver leurs ressources tout en économisant du temps et de l'argent. Découvrez toutes les façons dont la GDE peut être bénéfique pour votre entreprise tout en présentant des avantages écologiques.
Avantages économiques de la GDE
En matière de réduction des coûts, l'un des principaux avantages de la GED est qu'elle réduit le temps et l'argent consacrés aux processus manuels. En automatisant le système de saisie des données, les entreprises peuvent réduire considérablement leur besoin de main-d'œuvre. Grâce à la dématérialisation, les employés n'ont généralement besoin que de connaissances informatiques de base. Ils sont en mesure de gérer les données de leur entreprise et y accéder à distance depuis pratiquement n'importe quel appareil.
Ce type de gestion élimine le besoin de supports physiques de stockage de données tels que les papiers ou les CD. Les organisations n'ont plus besoin d'investir dans des solutions matérielles et des logiciels de gestion coûteux pour stocker leurs données.
De plus, la GDE facilite la recherche et l'accès rapide à de grandes quantités de données, éliminant ainsi le besoin de recherches manuelles coûteuses. Elle permet aux entreprises de réduire leur production de déchets, en stockant électroniquement tous leurs documents au lieu de s'appuyer sur des formulaires papier et autres supports physiques. Toutes ces économies profitent grandement aux entreprises qui recherchent un moyen rentable de gérer leurs données.
Comment le passage à la GED peut-il réduire l'empreinte carbone et sauver les ressources naturelles ?
L'utilisation d'un système de GED implique une diminution significative des déchets liés au papier tels que les consommables d'impression, les enveloppes et le matériel d'expédition ainsi que les coûts associés aux fournitures de bureau. Le passage à la GED signifie moins de transports nécessaires pour livrer du papier vers différents endroits, pour distribuer et archiver des documents physiques. Vous pouvez compter sur bdoc.com pour passer à la transformation numérique des données de votre entreprise.
En passant au numérique, vous pouvez réaliser des économies significatives non seulement en termes de matière première, mais aussi en termes d'argent et de temps consacré à la gestion des documents. Vous aidez à réduire votre empreinte carbone car elle permet d'améliorer l'efficacité globale du cycle de vie des données.
Sont également réduits, les coûts associés aux efforts publicitaires traditionnels tels que le marketing direct sur papier et les publicités imprimées pour encourager l'usage durable des ressources naturelles. Grâce aux outils numériques modernes tels que les campagnes publicitaires sur Internet ou les e-mails promotionnels personnalisés, il est possible pour les entreprises d'atteindre plus facilement leur clientèle cible sans gaspiller autant de matière première qu'avec une campagne traditionnelle sur papier.
Devenir une entreprise éco-responsable avec la GDE
Passer au vert grâce à la dématérialisation est un excellent moyen d'aider l'environnement. Réduire sa consommation de papier peut aider une entreprise à améliorer son efficacité et son organisation, tout en réduisant la quantité de papier nécessaire à la tenue des documents. En utilisant des méthodes de stockage numérique, vous pourrez libérer l'espace du bureau physique, ce qui réduira la consommation d'énergie pour l'éclairage et la climatisation.
Opter pour le zéro papier, dans la mesure du possible, c'est vous efforcer à créer, partager, soumettre ou stocker des documents par voie électronique au lieu de les imprimer inutilement sur papier. Cela concerne aussi bien les contrats juridiques importants que les documents de routine tels que les factures ou les bons de livraison, qui nécessitent généralement des copies papier pour être traités correctement.
Privilégiez des signatures numériques lorsque cela est possible au lieu de copies imprimées. Cela contribuera à réduire encore la quantité de papier utilisée pour le stockage des documents et la vérification des signatures. En plus de sauver des arbres, les signatures numériques offrent également une plus grande sécurité que les copies imprimées car elles ne peuvent être copiées ou modifiées sans être détectées.
En outre, les documents numériques sont plus sûrs que les documents physiques, car ils nécessitent un serveur ou une plateforme en nuage sécurisée dotée de solides mesures de sécurité telles que la protection par mot de passe ou par cryptage. Ils réduisent également le risque de perte de documents en cas d'incendie ou d'autres catastrophes, ainsi que l'accès non autorisé par des acteurs malveillants.
Avec un logiciel de gestion électronique au lieu des méthodes traditionnelles de conservation des documents, les entreprises peuvent aider l'environnement. Elles utilisent moins de ressources tout en assurant la sécurité de leurs données.